Informationen zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Die Einführung von E-Rechnungen basiert auf den gesetzlichen Vorgaben des sogenannten Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024. Dieses sieht die schrittweise Einführung des elektronischen Rechnungsaustauschs für bestimmte Geschäftsvorfälle und Unternehmensbereiche vor. Wenn Sie sich näher über die gesetzlichen Anforderungen und zulässigen Rechnungsformate informieren möchten, finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) ausführliche Informationen zur Einführung der E-Rechnung. Dort werden allgemeine Fragen zu den rechtlichen Vorgaben und zur praktischen Umsetzung beantwortet.

Diese Vorschrift gilt branchenübergreifend und betrifft Unternehmen jeder Größe. Egal ob Einzelhandel oder Großkunde – wer Umsatzsteuer zahlt, fällt unter die E-Rechnungspflicht. Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.

Ausnahmen:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen (z. B. viele Heilbehandlungen, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen)
• Grenzüberschreitende Rechnungen (Auslandsgeschäfte) fallen grundsätzlich nicht unter die deutsche inländische B2B-E-Rechnungspflicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Sie unterscheidet sich von einer reinen PDF-Rechnung dadurch, dass die relevanten Rechnungsinformationen zusätzlich in maschinenlesbarer Form vorliegen.

Wir versenden künftig unsere Rechnungen standardmäßig im XML-Format. Sie erhalten dabei ein PDF-Dokument, das die lesbare Rechnung einschließlich aller zugehörigen Anlagen, sowie die maschinenlesbaren XML-Daten enthalten.

Optional fragen wir eine sogenannte Leitweg-ID ab, die im Austausch mit Behörden und staatlichen Stellen maßgeblich ist. Sollten Sie eine Leitweg-ID angeben, so wenden wir das Format XRECHNUNG an. Sollten Sie keine Leitweg-ID angeben, wird automatisch das Format ZUGFerD in der Version 2.1 angewendet.

Nein. Da wir unsere E-Rechnungen künftig im XML-Format innerhalb eines PDF-Dokuments bereitstellen, sind Ihrerseits grundsätzlich keine zusätzlichen Maßnahmen erforderlich. Sie erhalten die Rechnung in elektronischer Form und können das PDF-Dokument direkt öffnen und lesen. Für die automatisierte Weiterverarbeitung stehen die strukturierten Rechnungsdaten zusätzlich im eingebetteten XML-Format zur Verfügung.

Für Unternehmen und Gewerbetreibende, die unter die gesetzlichen Vorgaben fallen, ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Gerne stellen wir Ihnen daher eine PDF-Ansicht zur Verfügung, damit Sie die Rechnung bequem lesen und archivieren können.

Nach Übermittlung Ihrer Daten stellen wir möglichst zeitnah auf elektronische Rechnungsstellung um. Da wir mit einer sehr hohen Anzahl an Rückmeldungen rechnen, bitten wir um Verständnis, wenn es bei der Umstellung anfänglich zu Verzögerungen kommt.

Mit der Einführung der E-Rechnung passen wir auch den Prozess für Rechnungsstornos und Rechnungskorrekturen an. Wird eine bereits ausgestellte Rechnung storniert/korrigiert, erhalten Sie künftig einen separaten Stornobeleg. Bereits geleistete Zahlungen von stornierten Rechnungen werden zurückerstattet und in der Korrekturrechnung nicht berücksichtigt. Dadurch sind Stornierungen und Korrekturen eindeutig nachvollziehbar und können in Ihren Rechnungs- und Buchhaltungssystemen ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Nein. Die Umstellung auf die E-Rechnung hat keine Auswirkungen auf bestehende Zahlungsbedingungen oder Bankverbindungen.

Die Übermittlung der E-Rechnungen erfolgt per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte stellen Sie sicher, dass der Empfang von E-Mails und deren Anhängen an diese Adresse möglich ist. Insbesondere sollten Spamfilter, Firewalls oder sonstige Sicherheitseinstellungen so konfiguriert sein, dass unsere Rechnungen zugestellt werden können. Automatisch erzeugte Antworten, beispielsweise Abwesenheitsnotizen, haben keinen Einfluss auf die Wirksamkeit der Zustellung und gelten nicht als Ablehnung des Rechnungsempfangs.

Bitte informieren Sie uns unverzüglich in Textform über Änderungen der E-Mail-Adresse, an die Ihre Rechnungen zugestellt werden sollen. Sofern uns keine aktualisierte E-Mail-Adresse mitgeteilt wird, gelten Rechnungen, die an die zuletzt bekannt gegebene E-Mail-Adresse versendet werden, als zugestellt. Für Nachteile, die aufgrund verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Angaben entstehen, übernehmen wir keine Haftung, soweit diese nicht auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung unsererseits beruhen. Bitte stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse aktuell ist und elektronische Rechnungen einschließlich möglicher Anhänge empfangen werden können. Bei der elektronischen Übermittlung und Speicherung von Rechnungen können Risiken bestehen, insbesondere hinsichtlich eines unbefugten Zugriffs durch Dritte. Für Risiken, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen und mit der elektronischen Zustellung oder Speicherung verbunden sind, übernimmt die Regensburg Netz GmbH keine Haftung. Dies gilt nicht für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung durch uns beruhen oder für die wir nach zwingenden gesetzlichen einstehen müssen.

Nein. Wir weisen vorsichtshalber darauf hin, dass sich am Verfahren nichts ändert, das heißt, es wird mit dem Rechnungsbeleg ein Abschlagsplan mit den auszuzahlenden Abschlägen und Fälligkeiten mitgeteilt. Eine separate Zustellung von Abschlagsbelegen erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie, dass Sie die E-Rechnung in dem elektronischen Format aufbewahren müssen, in dem Sie sie erhalten haben. Ein bloßer Ausdruck und Aufbewahrung in Papierform reicht für die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nicht aus. Der strukturierte Teil (z.B. die XML-Datei) muss im Originalformat archiviert werden